Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Multomato Systems BV, Jozef Van Esschestraat 38, 2860 Sint-Katelijne-Waver, België · ondernemingsnr. 1039331640 · BTW BE1039331640 · privacyvragen: privacy@multomato.com.

2. Welke gegevens verwerken wij via deze website?

• Contactformulier-/leadgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, (optioneel) btw-nummer, onderwerp, bericht en je toestemming. Doel: je aanvraag beantwoorden en opvolgen. Rechtsgrond: uitvoering van/aanloop naar een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Aankoop-/accountstart: wanneer je een Marketomato-abonnement kiest, word je naar onze betaalomgeving geleid. Betaal- en facturatiegegevens worden daar en in ons administratiesysteem verwerkt. Volledige kaartgegevens komen niet op onze servers.
• Technische gegevens: IP-adres, browser-/apparaatinfo, logbestanden en cookievoorkeuren. Doel: beveiliging, foutopsporing en werking van de site.
• Marketing (optioneel): als je je inschrijft voor updates, verwerken wij je e-mailadres tot je uitschrijft.

3. Met wie delen wij gegevens?

Enkel met dienstverleners die nodig zijn om de site en onze diensten te leveren: onze hostingpartner (Hetzner, EU), onze betaalpartner Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) voor de verwerking van betalingen, onze e-mail-/verzendpartner en, voor de Marketomato-dienst, de partijen in de Marketomato-privacyverklaring. Wij verkopen je gegevens niet.

Betaalgegevens worden rechtstreeks door de betaalpartner verwerkt: wij slaan zelf geen kaartgegevens op en verwerken ze niet.

4. Odoo (administratie, facturatie en opvolging van contactaanvragen)

Voor onze administratie, facturatie en de opvolging van contactaanvragen maken wij gebruik van Odoo. Wanneer je het contactformulier op deze site invult, worden de gegevens die je invult — je naam, e-mailadres, en indien ingevuld je bedrijfsnaam, telefoonnummer en bericht — doorgestuurd naar onze Odoo-omgeving en daar bewaard als contactaanvraag.

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om te reageren op je aanvraag en je als mogelijke zakelijke klant op te volgen. Vink je daarnaast het vakje voor onze nieuwsbrief aan, dan verwerken wij je e-mailadres voor marketingberichten op basis van je toestemming. Die toestemming kun je op elk moment intrekken, via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of door ons te contacteren.

Verwerker is Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, België. De verwerkersovereenkomst met Odoo maakt integraal deel uit van de Odoo Enterprise Subscription Agreement.

Odoo verwerkt deze gegevens binnen de Europese Unie: de productieomgeving bevindt zich in Frankrijk en België, de back-ups in Frankrijk, Nederland en Zweden. Odoo maakt daarvoor gebruik van OVH S.A.S. en Google Cloud EMEA Ltd. Er worden geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte opgeslagen.

Contactaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden, bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Daarna worden ze verwijderd.

5. Doorgifte buiten de EER

Onze hosting staat in de EU. Waar een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij passende waarborgen (adequaatheidsbesluit, EU-US Data Privacy Framework voor zover van toepassing, of Standard Contractual Clauses).

6. Bewaartermijnen

• Leadgegevens: tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand komt.
• Facturatie-/boekhoudgegevens: wettelijke bewaartermijn.
• Technische logs: max. 12 maanden.
• Marketinggegevens: tot uitschrijving.

7. Jouw rechten

Recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Mail privacy@multomato.com. Je kan ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Cookies

Zie ons Cookiebeleid.

9. Wijzigingen & contact

Wij kunnen dit beleid aanpassen; de actuele versie staat steeds op deze pagina met datum. Vragen? privacy@multomato.com.