Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Multomato Systems, Jozef Van Esschestraat 38, 2860 Sint-Katelijne-Waver, België · ondernemingsnr. 1039331640 · BTW BE1039331640 · privacyvragen: support@multomato.com.

2. Welke gegevens verwerken wij via deze website?

• Contactformulier-/leadgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, (optioneel) btw-nummer, onderwerp, bericht en je toestemming. Doel: je aanvraag beantwoorden en opvolgen. Rechtsgrond: uitvoering van/aanloop naar een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Aankoop-/accountstart: wanneer je een Marketomato-abonnement bevestigt, word je naar een beveiligde betaalomgeving geleid. Betaal- en facturatiegegevens worden daar en in ons administratiesysteem verwerkt. Volledige kaartgegevens komen niet op onze servers.
• Aanvraag van een gratis proefperiode: het gekozen pakket, de bedrijfsgegevens (officiële naam, eventuele handelsnaam, ondernemings- of btw-nummer, adres), de gegevens van de accountbeheerder (voornaam, achternaam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer), de versies van de juridische documenten die je aanvaardde of ter kennis nam, en het tijdstip van die aanvaarding zoals onze server dat registreert. Doel: je proefaanvraag verwerken, je proefwerkruimte aanmaken en je onderneming als contact registreren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst op jouw verzoek. Er zijn geen betaalgegevens nodig voor een proefperiode.
• Herkomst van je aanvraag: campagnebron en campagneparameters (utm-waarden), de eerste route waarop je op onze site landde en het tijdstip daarvan kunnen samen met je aanvraag worden opgeslagen. Doel: begrijpen via welke kanalen aanvragen ontstaan en je aanvraag correct opvolgen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang. Deze herkomstgegevens staan los van de optionele GA4-statistieken: wij sturen nooit formulierinhoud of contactgegevens naar GA4.
• Anonieme QR-tellingen: wanneer een QR-link op onze visitekaartjes, folders of brieven wordt geopend, verhogen wij op de server een teller per dag en per drukwerkcategorie. Voor deze teller bewaren wij geen IP-adres, browserkenmerken of bezoekersidentificatie en plaatsen of lezen wij geen cookies. Bekende automatische voorvertoningen en robots worden waar mogelijk niet meegeteld. De teller meet linkopeningen, geen unieke personen; herhaalde bezoeken kunnen opnieuw meetellen. De geaggregeerde totalen zijn openbaar raadpleegbaar en staan los van de optionele GA4-statistieken.
• Technische gegevens: browser- en apparaatinfo, logbestanden en je cookievoorkeur. Je IP-adres wordt daarbij tijdelijk verwerkt als technisch gegeven, in de eerste plaats om aanvragen te beperken en geautomatiseerd misbruik van formulieren tegen te gaan; wij bouwen daarmee geen bezoekersprofiel op.
• Advertentiemeting en retargeting (optioneel): alleen na je afzonderlijke marketingtoestemming en op publieke marketingpagina’s waarop de Meta Pixel is ingeschakeld. Het gaat om je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, gegevens over het paginabezoek en pseudonieme cookie-identificatoren. Doel: de resultaten van onze advertenties meten en eerdere websitebezoekers opnieuw bereiken op Facebook en Instagram. Rechtsgrond: toestemming. Wij sturen voor deze meting uitsluitend een PageView-gebeurtenis; ingevulde formulier- of contactgegevens, wachtwoorden en activatietokens gaan niet mee naar Meta.
• Marketing (optioneel): als je je inschrijft voor updates, verwerken wij je e-mailadres tot je uitschrijft.

3. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn om deze website en onze verkoop- en administratieprocessen te laten werken. Dat zijn: Lovable Labs Incorporated voor de hosting en deployment van deze website en de bijhorende basis-projectanalytics; Odoo S.A. (België) voor administratie, facturatie en de opvolging van contact- en proefaanvragen; Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) voor de verwerking van betalingen, die plaatsvindt in de beveiligde betaalomgeving en niet op deze website; Google Ireland Ltd. voor Google Tag Manager en Google Analytics 4 — Google Tag Manager laadt na jouw toestemming voor statistieken of voor marketing, Google Analytics 4 uitsluitend na jouw toestemming voor statistieken; en Postmark (Wildbit LLC) samen met Google Workspace voor het verzenden van transactionele e-mail. Als de Meta Pixel op een publieke marketingpagina is ingeschakeld en je afzonderlijk toestemming geeft voor marketing, ontvangt Meta Platforms Ireland Ltd. gegevens over je paginabezoek voor advertentiemeting en retargeting via Facebook en Instagram. Wij verkopen je gegevens niet.

Meta kan de ontvangen bezoekgegevens aan een Meta-account koppelen en met andere gegevens combineren om advertenties te personaliseren. Je kan je marketingtoestemming op elk moment intrekken via Cookievoorkeuren in de footer. Vanaf dan sturen wij geen nieuwe Meta-paginagebeurtenissen. Voor de verdere verwerking door Meta en je rechten tegenover Meta verwijzen wij naar het privacybeleid van Meta.

Zodra je werkruimte in Marketomato is aangemaakt, verwerkt de applicatie zelf gegevens met andere dienstverleners — onder meer voor AI-verwerking, mediaopslag en de koppeling met Facebook en Instagram. Die staan volledig beschreven in de privacyverklaring van Marketomato op marketomato.multomato.com/privacy.

4. Odoo (administratie, facturatie en opvolging van contactaanvragen)

Voor onze administratie, facturatie en de opvolging van contactaanvragen maken wij gebruik van Odoo. Wanneer je het contactformulier op deze site invult, worden de gegevens die je invult — je naam, e-mailadres, en indien ingevuld je bedrijfsnaam, telefoonnummer en bericht — doorgestuurd naar onze Odoo-omgeving en daar bewaard als contactaanvraag.

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om te reageren op je aanvraag en je als mogelijke zakelijke klant op te volgen. Vink je daarnaast het vakje voor onze nieuwsbrief aan, dan verwerken wij je e-mailadres voor marketingberichten op basis van je toestemming. Die toestemming kun je op elk moment intrekken, via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of door ons te contacteren.

Verwerker is Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, België. De verwerkersovereenkomst met Odoo maakt integraal deel uit van de Odoo Enterprise Subscription Agreement.

Odoo documenteert zijn primaire productie- en back-uplocaties binnen de Europese Economische Ruimte: productie in Frankrijk en België, back-ups in Frankrijk, Nederland en Zweden, via OVH S.A.S. en Google Cloud EMEA Ltd. Voor ondersteuning, subverwerkers of eventuele doorgiften buiten de EER gelden de waarborgen uit artikel 6.

Contactaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden, bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Daarna worden ze verwijderd.

5. Gegevens bij een gratis proefperiode

Zodra de aansluiting met de Marketomato-backend in gebruik is, maakt je proefaanvraag op basis van je gegevens een contactfiche aan in onze Odoo-administratie en een werkruimte in de Marketomato-applicatie. Er wordt geen Odoo-login, geen bestelling en geen factuur aangemaakt, en er zijn geen betaalgegevens nodig.

Om te controleren dat er per onderneming binnen de toepasselijke periode van drie jaar maximaal één gratis proefperiode wordt toegekend, leiden wij uit je genormaliseerde ondernemings- of btw-nummer een beperkte, pseudonieme controlewaarde af. Wij gebruiken die uitsluitend om een nieuwe aanvraag voor dezelfde onderneming te herkennen en zo nodig te weigeren, en delen ze daarvoor niet met derden. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om onze dienst te beschermen tegen herhaald kosteloos gebruik en tegen geautomatiseerde registraties.

Ter verificatie wordt het opgegeven btw-nummer voorgelegd aan de VIES-dienst (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie. Daarmee stellen wij vast dat de aanvrager een geregistreerde onderneming is, en voorkomen wij dat dezelfde onderneming meermaals een gratis proefperiode neemt. Enkel het btw-nummer wordt daarvoor doorgegeven, geen andere gegevens.

Die controlewaarde bewaren wij maximaal drie jaar vanaf het einde van je proefperiode wanneer er geen betaald abonnement volgt, of maximaal drie jaar vanaf het einde van de klantrelatie wanneer je wel klant wordt. Daarna verdwijnt ze automatisch, zodat een nieuwe aanvraag opnieuw mogelijk is.

Wij beperken het aantal aanvragen per bezoeker. Daarvoor gebruikt de website-proxy je IP-adres uitsluitend als sleutel voor die snelheidsbeperking, kortstondig in het werkgeheugen van de server en maximaal zolang het technische limietvenster van één uur duurt. Wij bewaren het niet in een databank en gebruiken het niet om je te profileren of te volgen. De logbestanden van de Marketomato-backend en van onze beveiligingssystemen hebben hun eigen bewaartermijn; die staat beschreven in de privacyverklaring van Marketomato.

Wat er tijdens en na de proefperiode met je gegevens gebeurt en welke verwerkers daarbij betrokken zijn — waaronder de AI-verwerkers die je beelden en teksten verwerken — staat beschreven in het privacybeleid van Marketomato op marketomato.multomato.com/privacy. Dat beleid is van toepassing zodra je werkruimte is aangemaakt.

6. Doorgifte buiten de EER

Odoo verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte: productie in Frankrijk en België, back-ups in Frankrijk, Nederland en Zweden. Stripe Payments Europe is in Ierland gevestigd. Google Ireland Ltd. is de verwerkingsverantwoordelijke tegenpartij voor Analytics binnen de EU; Google kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken, onder het EU-US Data Privacy Framework. Voor zover Lovable Labs Incorporated persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op grond van de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze overeenkomst met Lovable.

Meta kan ontvangen bezoekgegevens ook buiten de EER verwerken. In zijn privacybeleid beschrijft Meta de internationale doorgiften en de waarborgen die het daarbij gebruikt.

De kernhosting en de opslag van de Marketomato-applicatie bevinden zich bij Hetzner Online GmbH in Duitsland. De AI-verwerking van beelden en teksten gebeurt bij gespecialiseerde leveranciers die deels buiten de Europese Unie verwerken; welke partijen dat zijn en welke waarborgen daarvoor gelden, staat in de privacyverklaring van Marketomato.

7. Bewaartermijnen

• Leadgegevens en contactfiches in Odoo: maximaal 24 maanden na het laatste contact wanneer er geen klantrelatie ontstaat.
• Werkruimte en content van een proefperiode zonder betaald abonnement: gedurende de proefperiode van dertig dagen en daarna nog maximaal negentig kalenderdagen, zodat herstel mogelijk blijft. Daarna verwijderen wij ze automatisch.
• De pseudonieme controlewaarde tegen dubbele proefperiodes: maximaal drie jaar vanaf het einde van je proefperiode, of maximaal drie jaar vanaf het einde van de klantrelatie wanneer je klant werd.
• IP-adres in de website-proxy: enkel kortstondig in het werkgeheugen, maximaal het limietvenster van één uur.
• Facturatie-/boekhoudgegevens: wettelijke bewaartermijn.
• Server-, hosting- en beveiligingslogs van deze website: volgens de bewaartermijnen van onze hostingprovider. Voor de logs van de Marketomato-applicatie geldt de privacyverklaring van Marketomato.
• Gegevens voor e-mailupdates: tot uitschrijving.
• Meta-cookies op ons domein: maximaal 90 dagen per plaatsing of vernieuwing, uitsluitend na marketingtoestemming. Voor de bewaartermijnen van reeds door Meta ontvangen gegevens geldt het privacybeleid van Meta.

8. Jouw rechten

Recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Mail support@multomato.com. Wij beantwoorden je verzoek binnen één maand na ontvangst. Is je verzoek complex of gaat het om meerdere verzoeken, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten je dat dan binnen de eerste maand weten. Je kan ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Cookies

Zie ons Cookiebeleid.

10. Wijzigingen & contact

Wij kunnen dit beleid aanpassen; de actuele versie staat steeds op deze pagina met datum. Vragen? support@multomato.com.