Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Multomato Systems, Jozef Van Esschestraat 38, 2860 Sint-Katelijne-Waver, Belgique · n° d’entreprise 1039331640 · TVA BE1039331640 · questions sur la confidentialité : support@multomato.com.

2. Quelles données traitons-nous via ce site web ?

• Données du formulaire de contact et des prospects : nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, numéro de TVA (facultatif), objet, message et votre consentement. Finalité : répondre à votre demande et en assurer le suivi. Base juridique : exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles, et intérêt légitime.
• Achat et création du compte : lorsque vous confirmez un abonnement Marketomato, vous êtes redirigé vers un environnement de paiement sécurisé. Les données de paiement et de facturation y sont traitées, ainsi que dans notre système administratif. Les données complètes de votre carte ne transitent pas par nos serveurs.
• Demande d’essai gratuit : la formule choisie, les données de l’entreprise (dénomination officielle, éventuel nom commercial, numéro d’entreprise ou de TVA, adresse), les coordonnées de l’administrateur du compte (prénom, nom, adresse e-mail et numéro de téléphone facultatif), les versions des documents juridiques que vous avez acceptés ou dont vous avez pris connaissance, ainsi que le moment de cette acceptation tel qu’enregistré par notre serveur. Finalité : traiter votre demande d’essai, créer votre espace de travail d’essai et enregistrer votre entreprise comme contact. Base juridique : exécution d’un contrat à votre demande. Aucune donnée de paiement n’est nécessaire pour un essai.
• Origine de votre demande : la source de la campagne et ses paramètres (valeurs UTM), la première page par laquelle vous êtes arrivé sur notre site et le moment de cette visite peuvent être enregistrés avec votre demande. Finalité : comprendre quels canaux génèrent des demandes et assurer un suivi correct de votre demande. Base juridique : intérêt légitime. Ces données d’origine sont distinctes des statistiques GA4 facultatives : nous n’envoyons jamais le contenu des formulaires ni les coordonnées de contact à GA4.
• Comptage anonyme des liens QR : lorsqu’un lien QR figurant sur nos cartes de visite, dépliants ou lettres est ouvert, notre serveur augmente un compteur journalier pour ce type de support imprimé. Ce compteur ne conserve ni adresse IP, ni caractéristiques du navigateur, ni identifiant de visiteur, et ne dépose ni ne lit de cookies. Les aperçus automatiques et robots connus sont exclus dans la mesure du possible. Il mesure les ouvertures de liens, et non les personnes uniques ; les visites répétées peuvent être comptées à nouveau. Les totaux agrégés sont accessibles au public et sont distincts des statistiques GA4 facultatives.
• Données techniques : informations sur le navigateur et l’appareil, fichiers journaux et votre préférence de cookies. Votre adresse IP est temporairement traitée comme donnée technique, principalement pour limiter les demandes et lutter contre les abus automatisés des formulaires ; nous ne l’utilisons pas pour établir un profil des visiteurs.
• Mesure publicitaire et reciblage (facultatifs) : uniquement après votre consentement distinct au marketing et sur les pages marketing publiques où le pixel Meta est activé. Il s’agit de votre adresse IP, d’informations sur votre navigateur et votre appareil, de données relatives à la visite de page et d’identifiants de cookies pseudonymes. Objectif : mesurer les résultats de nos publicités et toucher à nouveau les visiteurs du site sur Facebook et Instagram. Base juridique : consentement. Nous envoyons uniquement un événement PageView pour cette mesure ; les champs de formulaire ou de contact remplis, les mots de passe et les jetons d’activation ne sont pas transmis à Meta.
• Marketing (facultatif) : si vous vous inscrivez pour recevoir nos actualités, nous traitons votre adresse e-mail jusqu’à votre désinscription.

3. Avec qui partageons-nous les données ?

Nous ne partageons des données qu’avec les prestataires nécessaires au fonctionnement de ce site et de nos processus de vente et d’administration. Il s’agit de : Lovable Labs Incorporated pour l’hébergement et le déploiement de ce site et ses analyses de projet de base ; Odoo S.A. (Belgique) pour l’administration, la facturation et le suivi des demandes de contact et d’essai ; Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) pour le traitement des paiements, qui a lieu dans l’environnement de paiement sécurisé et non sur ce site ; Google Ireland Ltd. pour Google Tag Manager et Google Analytics 4 — Google Tag Manager est chargé après votre consentement aux statistiques ou au marketing, Google Analytics 4 uniquement après votre consentement aux statistiques ; et Postmark (Wildbit LLC) avec Google Workspace pour l’envoi d’e-mails transactionnels. Si le pixel Meta est activé sur une page marketing publique et que vous consentez séparément au marketing, Meta Platforms Ireland Ltd. reçoit des données relatives à votre visite pour la mesure publicitaire et le reciblage sur Facebook et Instagram. Nous ne vendons pas vos données.

Meta peut associer les données de visite reçues à un compte Meta et les combiner avec d’autres données pour personnaliser les publicités. Vous pouvez retirer votre consentement au marketing à tout moment via Préférences de cookies dans le pied de page. Nous n’envoyons alors plus de nouveaux événements de page Meta. Pour le traitement ultérieur par Meta et vos droits auprès de Meta, consultez la politique de confidentialité de Meta.

Une fois votre espace de travail créé dans Marketomato, l’application elle-même traite des données avec d’autres prestataires, notamment pour le traitement par l’IA, le stockage des médias et la connexion à Facebook et Instagram. Ils sont décrits en détail dans la déclaration de confidentialité de Marketomato sur marketomato.multomato.com/privacy.

4. Odoo (administration, facturation et suivi des demandes de contact)

Nous utilisons Odoo pour notre administration, notre facturation et le suivi des demandes de contact. Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur ce site, les données que vous saisissez — votre nom, votre adresse e-mail et, si vous les renseignez, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre message — sont transmises à notre environnement Odoo et y sont conservées comme demande de contact.

Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à répondre à votre demande et à assurer le suivi de la relation avec vous en tant que client professionnel potentiel. Si vous cochez également la case de notre newsletter, nous traitons votre adresse e-mail pour l’envoi de messages marketing sur la base de votre consentement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, via le lien de désinscription présent dans chaque newsletter ou en nous contactant.

Le sous-traitant est Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgique. L’accord de traitement des données avec Odoo fait partie intégrante de l’Odoo Enterprise Subscription Agreement.

Odoo documente ses principaux sites de production et de sauvegarde dans l’Espace économique européen : la production en France et en Belgique, les sauvegardes en France, aux Pays-Bas et en Suède, via OVH S.A.S. et Google Cloud EMEA Ltd. Les garanties de l’article 6 s’appliquent à l’assistance, aux sous-traitants ultérieurs et aux éventuels transferts hors de l’EEE.

Nous conservons les demandes de contact qui n’aboutissent pas à une relation client pendant un maximum de 24 mois après le dernier contact. Elles sont ensuite supprimées.

5. Données liées à un essai gratuit

Une fois la connexion au backend de Marketomato opérationnelle, votre demande d’essai crée, à partir de vos données, une fiche de contact dans notre administration Odoo et un espace de travail dans l’application Marketomato. Aucun accès Odoo, aucune commande et aucune facture ne sont créés, et aucune donnée de paiement n’est nécessaire.

Pour vérifier qu’une entreprise ne bénéficie que d’un seul essai gratuit au cours de la période de trois ans applicable, nous déduisons une valeur de contrôle limitée et pseudonyme de votre numéro d’entreprise ou de TVA normalisé. Nous l’utilisons uniquement pour reconnaître une nouvelle demande pour la même entreprise et, si nécessaire, la refuser, et nous ne la partageons pas avec des tiers à cette fin. La base juridique est notre intérêt légitime à protéger notre service contre les utilisations gratuites répétées et les inscriptions automatisées.

Le numéro de TVA fourni est soumis au service VIES (VAT Information Exchange System) de la Commission européenne pour vérification. Cela nous permet de vérifier que le demandeur est une entreprise enregistrée et d’éviter qu’une même entreprise bénéficie de plusieurs essais gratuits. Seul le numéro de TVA est transmis à cette fin, à l’exclusion de toute autre donnée.

Nous conservons cette valeur de contrôle pendant un maximum de trois ans à compter de la fin de votre essai si aucun abonnement payant ne suit, ou pendant un maximum de trois ans à compter de la fin de la relation client si vous devenez client. Elle est ensuite automatiquement supprimée, ce qui permet de soumettre une nouvelle demande.

Nous limitons le nombre de demandes par visiteur. À cette fin, le proxy du site utilise votre adresse IP uniquement comme clé de limitation du débit, brièvement dans la mémoire vive du serveur et au maximum pendant la fenêtre technique de limitation d’une heure. Nous ne la conservons pas dans une base de données et ne l’utilisons pas pour établir votre profil ni pour vous suivre. Les fichiers journaux du backend de Marketomato et de nos systèmes de sécurité ont leurs propres durées de conservation, décrites dans la déclaration de confidentialité de Marketomato.

Le traitement de vos données pendant et après l’essai, ainsi que les sous-traitants concernés — y compris les prestataires d’IA qui traitent vos images et vos textes — sont décrits dans la politique de confidentialité de Marketomato sur marketomato.multomato.com/privacy. Cette politique s’applique dès la création de votre espace de travail.

6. Transferts hors de l’EEE

Odoo traite les données dans l’Espace économique européen : la production en France et en Belgique, les sauvegardes en France, aux Pays-Bas et en Suède. Stripe Payments Europe est établie en Irlande. Google Ireland Ltd. est notre cocontractant responsable du traitement pour Analytics dans l’UE ; Google peut également traiter des données aux États-Unis dans le cadre de l’EU-US Data Privacy Framework. Dans la mesure où Lovable Labs Incorporated traite des données à caractère personnel hors de l’EEE, ce traitement repose sur les clauses contractuelles types de l’accord de traitement des données qui fait partie de notre contrat avec Lovable.

Meta peut également traiter les données de visite reçues en dehors de l’EEE. Sa politique de confidentialité décrit ses transferts internationaux et les garanties qu’elle applique.

L’hébergement principal et le stockage de l’application Marketomato sont assurés par Hetzner Online GmbH en Allemagne. Le traitement des images et des textes par l’IA est confié à des prestataires spécialisés dont une partie des traitements a lieu hors de l’Union européenne ; les prestataires concernés et les garanties applicables sont précisés dans la déclaration de confidentialité de Marketomato.

7. Durées de conservation

• Données des prospects et fiches de contact dans Odoo : au maximum 24 mois après le dernier contact si aucune relation client n’est établie.
• Espace de travail et contenus d’un essai sans abonnement payant : pendant les trente jours d’essai, puis pendant un maximum de nonante jours calendrier afin de permettre leur restauration. Nous les supprimons ensuite automatiquement.
• Valeur de contrôle pseudonyme destinée à éviter les essais multiples : au maximum trois ans à compter de la fin de votre essai, ou au maximum trois ans à compter de la fin de la relation client si vous êtes devenu client.
• Adresse IP dans le proxy du site : uniquement de manière temporaire en mémoire vive, au maximum pendant la fenêtre de limitation d’une heure.
• Données de facturation et de comptabilité : durée légale de conservation.
• Journaux des serveurs, de l’hébergement et de la sécurité de ce site : selon les durées de conservation de notre hébergeur. Les journaux de l’application Marketomato sont soumis à la déclaration de confidentialité de Marketomato.
• Données pour les actualités par e-mail : jusqu’au désabonnement.
• Cookies Meta sur notre domaine : jusqu’à 90 jours à chaque dépôt ou renouvellement, uniquement après consentement au marketing. La politique de confidentialité de Meta régit les durées de conservation des données déjà reçues par Meta.

8. Vos droits

Droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition et de retrait du consentement. Écrivez à support@multomato.com. Nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Si votre demande est complexe ou si vous introduisez plusieurs demandes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois au maximum ; nous vous en informons alors au cours du premier mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.

9. Cookies

Consultez notre Politique relative aux cookies.

10. Modifications et contact

Nous pouvons modifier cette politique ; la version en vigueur figure toujours sur cette page, accompagnée de sa date. Des questions ? support@multomato.com.